Υπουργείο Παιδείας - Διαδικασία παραλαβής των σχολικών βιβλίων από τα σχολεία - Ο υπεύθυνος παραλαβής

Αξιότιμες κυρίες και αξιότιμοι κύριοι  Διευθυντές των σχολικών μονάδων,

 

Βρισκόμαστε ήδη, στο στάδιο παραγωγής των σχολικών βιβλίων  2012-13 και τελικού προσδιορισμού της παραγγελίας ανά σχολείο. Όπως σας έχουμε ήδη ενημερώσει και με το ηλεκτρονικό μήνυμα  «Διαδικασία υπολογισμού βιβλίων ανά σχολείο και προγραμματισμός διανομής σχολικού έτους 2012-2013», που στάλθηκε στο σύνολο των Πρωτοβάθμιων και Δευτεροβάθμιων Διευθύνσεων στις 15 Μαΐου, η παραγγελία ανά σχολείο βασίστηκε στο μαθητικό δυναμικό, που τα σχολεία δήλωσαν στην καρτέλα σχολείου (e-Survey) για το τρέχον έτος. Στην παραγγελία αυτή έχουμε υπολογίσει και ένα ποσοστό της τάξεως του 10% επιπλέον για το ενδεχόμενο αύξησης του μαθητικού δυναμικού για τη σχολική χρονιά 2012 – 2013.

Μέσω της επικοινωνίας μας με τις Διευθύνσεις και τα σχολεία, προέκυψε το αίτημα και οι προτάσεις των Διευθύνσεων και των σχολείων για αύξηση του ποσοστού αυτού κυρίως στην Α’ τάξη. Παράλληλα, καθίσταται επιτακτική η ανάγκη αποφυγής διάθεσης υπερβάλλουσας, σε σχέση με τις ανάγκες το σχολείου, ποσότητας βιβλίων.

 

Προκειμένου λοιπόν:

·         να προσδιορίσουμε με ακρίβεια το μαθητικό δυναμικό του επόμενου σχολικού έτους,

·         να οργανώσουμε τις τελικές λεπτομέρειες για την αποστολή και παράδοση των σχολικών βιβλίων,

 παρακαλούνται οι κ.κ. Διευθυντές των σχολικών μονάδων για την πραγματοποίηση των κάτωθι, στο χρονικό διάστημα από την Τρίτη 12 Ιουνίου 2012 έως το αργότερο την Παρασκευή 29 Ιουνίου 2012:

 

ü  Καταγραφή  μαθητικού  δυναμικού σχολικού έτους 2012-2013 Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης.

Ενημέρωση των στοιχείων μαθητικού δυναμικού στην καρτέλα 2012 – 2013 του e-Survey η οποία θα είναι διαθέσιμη από την Τρίτη 12 Ιουνίου 2012, με βάση τις εγγραφές των μαθητών για το νέο σχολικό έτος  2012-2013. Με τα στοιχεία αυτά, το ΙΤΥΕ – «Διόφαντος» θα επικαιροποιήσει κατάλληλα την υφιστάμενη εκτίμηση πλήθους αντιτύπων ανά τίτλο βιβλίου βάσει του ανά σχολείο και τάξη μαθητικού δυναμικού.

Τέλος σε σχέση με τον τρόπο υποβολής των στοιχείων αυτών θα θέλαμε να σας διευκρινίσουμε, ότι η ενημέρωση των στοιχείων στην καρτέλα του e-survey για το σχολικό έτος 2012 – 2013, αφορά το ανά τάξη σύνολο των εγγεγραμμένων μαθητών και δεν αναφέρεται σε στοιχεία, που δε θα σας είναι ακόμη γνωστά  (όπως στοιχεία πλήθους εκπαιδευτικών, ωρολόγιο πρόγραμμα κτλ). Για τα βιβλία δασκάλου ελλείψει άλλων στοιχείων θα βασισθούμε στην υφιστάμενη εκτίμηση. Η διαδικασία ενημέρωσης της καρτέλας σχολείου του e-Survey δεν παρουσιάζει διαφορές σε σχέση με τα μέχρι τώρα ισχύοντα.

 

 

 

ü  Απογραφή αποθέματος βιβλίων των σχολικών μονάδων.

Απογραφή αποθεμάτων των βιβλίων, που βρίσκονται αδιάθετα στο σχολείο και συμπλήρωση της αντίστοιχης φόρμας. Η φόρμα αυτή θα είναι διαθέσιμη στη σελίδα του  σχολείου στον ιστότοπο http://publications.cti.grκαι συγκεκριμένα στο πεδίο με τίτλο «ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ» από την Τρίτη 12 Ιουνίου 2012.

Τα αποθέματα αυτά θα συνυπολογισθούν κατά τον  προσδιορισμό αντιτύπων που θα αποσταλούν στο σχολείο. Για διευκόλυνση των κ.κ. Διευθυντών η ηλεκτρονική φόρμα αναγράφει έναν προς έναν τους τίτλους και τους κωδικούς των βιβλίων.

Στη φόρμα  αυτή  παρακαλείσθε  να συμπληρώσετε  το υφιστάμενο απόθεμα δίπλα από κάθε τίτλο και στο τέλος να πατήσετε  καταχώρηση. Σε περίπτωση ορθής καταχώρησης θα εμφανιστεί το μήνυμα «Η τελευταία ενημέρωση των αποθεμάτων σας πραγματοποιήθηκε την: ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ». Στην αντίθετη περίπτωση, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα λάθους: «Υπήρξε πρόβλημα στην ανανέωση των αποθεμάτων σας» και θα σημειωθεί με κόκκινο αστερίσκο το σημείο στο οποίο έχει γίνει μη αποδεκτή καταχώρηση και θα πρέπει να διορθωθεί.

 

ü  Ορισμός στοιχείων υπευθύνου ανά σχολείο.

Τα σχολικά βιβλία που θα διανεμηθούν για το σχολικό έτος 2012 – 2013 θα αποστέλλονται συσκευασμένα ανά σχολείο. Η συσκευασία αυτή θα συνίσταται σε παλέτες ή/και σε δέματα (χαρτοκιβώτια) που θα φέρουν ετικέτα με την επωνυμία και την ταχυδρομική διεύθυνση του σχολείου, καθώς και των στοιχείων του Υπευθύνου παραλαβής. Έχει ληφθεί μέριμνα ώστε κάθε τίτλος θα είναι συσκευασμένος σε 20άδες ομοειδών αντιτύπων οι οποίες φέρουν σήμανση bar Code προκειμένου  να διασφαλίζεται η ακρίβεια του πλήθους αντιτύπων που συσκευάζονται και να διευκολύνεται ο έλεγχος παραλαβής. Ένδειξη bar Code υπάρχει επίσης και στο οπισθόφυλλο κάθε βιβλίου που επίσης διασφαλίζει ακρίβεια στις περιπτώσεις που τα βιβλία που αποστέλλονται είναι λιγότερα από 20. Η συσκευασία θα συνοδεύεται με αναλυτική κατάσταση στην οποία θα αναφέρονται ένας προς ένα οι τίτλοι βιβλίων και το πλήθος αντιτύπων που αποστέλλονται.

Η παράδοση στα σχολεία θα πραγματοποιηθεί μέσω των αποθηκών των Διευθύνσεων και σε ορισμένες περιπτώσεις απευθείας από το ITYE – «Διόφαντος». Κατά την παραλαβή, ο παραλαβών θα υπογράφει  και θα σφραγίζει το αντίγραφο αναλυτικής κατάστασης και θα το παραδίδει στον μεταφορέα, ενώ θα κρατά το πρωτότυπο.

Για το πρόγραμμα των παραδόσεων ανά Νομό και Δήμο, θα αναρτηθεί στον ιστότοπο http://publications.cti.grσχετική ανακοίνωση, στις 30/6/12. Στην ανακοίνωση θα προσδιορίζεται η εβδομάδα κατά την οποία προγραμματίζεται η αποστολή των βιβλίων στο Νομό και το Δήμο σας. Το πρόγραμμα παραδόσεων θα αποσταλεί και στην Πρωτοβάθμια Διεύθυνση. Με τηλεφωνική επικοινωνία του μεταφορέα προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής που θα ορίσει η σχολική σας μονάδα, θα καθοριστεί η ακριβής ημερομηνία παράδοσης την εν λόγω εβδομάδα. Την ημερομηνία που θα γίνει η παραλαβή των βιβλίων, ο Υπεύθυνος Παραλαβής θα πρέπει να ενημερώσει την τυποποιημένη φόρμα παραλαβής που θα βρίσκεται στη σελίδα του σχολείου και να συμπληρώσει τα στοιχεία που ζητούνται.

Επισημαίνουμε εδώ, ότι η παρουσία του Υπευθύνου Παραλαβής του σχολείου και η αυστηρή τήρηση του καθορισμένου ραντεβού για την παράδοση, είναι κρίσιμης σημασίας για την έγκαιρη διανομή των βιβλίων, όχι μόνο στο συγκεκριμένο σχολείο, αλλά σε ολόκληρο τον νομό. Ασυνέπεια του σχολείου στην τήρηση του προκαθορισμένου ραντεβού με τον μεταφορέα, θα προκαλεί πλήρη αδυναμία εκτέλεσης του προγράμματος διανομής στα επόμενα σχολεία, στα οποία  έχουν προγραμματιστεί παραδόσεις από τον μεταφορέα, με αποτέλεσμα την ανατροπή του προγράμματος, την καθυστέρηση έγκαιρης παράδοσης των βιβλίων και την αύξηση του κόστους διανομής .

Για τους παραπάνω λόγους και προκειμένου να διευκολυνθεί η διαδικασία των παραδόσεων παρακαλούνται οι κ.κ. Διευθυντές των σχολικών μονάδων να ορίσουν Υπεύθυνο παραλαβής του σχολείου  και να υποβάλλουν τα στοιχεία του   στον ιστότοπο http://publications.cti.gr,  στη σελίδα του  σχολείου και συγκεκριμένα στην καρτέλα «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΧΟΛΕΙΟΥ»

 

Παρακαλούμε θερμά ώστε, να συμπληρωθούν τα ζητούμενα στοιχεία μέχρι τις 29 Ιουνίου 2012 προκειμένου να μπορέσουμε να υλοποιήσουμε έγκαιρα το πρόγραμμα συσκευασίας και διανομής.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση παρακαλούμε απευθυνθείτε στην αρμόδια Διεύθυνση Εκπαίδευσης, η οποία και θα μας ενημερώσει σχετικά.  Επίσης αναλυτικές πληροφορίες για την παραλαβή και διάθεση των βιβλίων θα βρείτε στις ανακοινώσεις του ιστότοπου http://publications.cti.gr

 

Σημείωση:

Το παρόν ηλεκτρονικό μήνυμα αφορά και τις σχολικές μονάδες που έχουν παραλάβει ήδη βιβλία. Οι συγκεκριμένες σχολικές μονάδες και οι  Διευθύνσεις τους θα λάβουν νεότερη ενημέρωση αναφορικά με τα βιβλία που υπολείπεται να παραλάβουν.

 

Κλείνοντας, θα θέλαμε να σας ευχαριστήσουμε εκ των προτέρων  για την άμεση ανταπόκρισή σας στη μέχρι τώρα συνεργασία μας, η οποία είναι καθοριστική για τη βέλτιστη διεκπεραίωση του έργου που έχουμε αναλάβει.

 

 

Με τιμή,

 

Δρ. Χρ. Μανωλόπουλος,

 

Δ/ντής Διεύθυνσης Εκδόσεων

Ινστιτούτο Τεχνολογίας Υπολογιστών και Εκδόσεων

ΙΤΥΕ -«ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ»